Comment planifier et saisir un contrôle périodique

Les contrôles périodiques sont au cœur de la conformité réglementaire de vos équipements de sécurité. OpenSafe vous permet de planifier, suivre et documenter chaque contrôle de manière structurée.

Types de contrôles

OpenSafe gère trois types de contrôles :

Type	Description	Fréquence habituelle
Visuel	Inspection visuelle de l’état général (usure, déchirures, corrosion)	Avant chaque utilisation ou hebdomadaire
Fonctionnel	Vérification du bon fonctionnement des mécanismes (verrouillage, réglage)	Mensuelle ou trimestrielle
Réglementaire	Contrôle approfondi par une personne compétente ou un organisme agréé	Annuelle (selon réglementation)

Planifier un contrôle

1. Accéder au planning des contrôles

Depuis le menu principal, cliquez sur Contrôles puis Planning. Vous visualisez le calendrier des contrôles à venir, en retard et réalisés.

2. Créer un contrôle planifié

Cliquez sur + Planifier un contrôle
Sélectionnez le type de contrôle (visuel, fonctionnel, réglementaire)
Choisissez le(s) équipement(s) concerné(s) — individuellement ou par lot
Définissez la date prévue
Assignez un contrôleur (personne compétente responsable de l’inspection)
Ajoutez des instructions spécifiques si nécessaire

3. Configurer la récurrence

Pour les contrôles réguliers :

Activez l’option Récurrence
Définissez la fréquence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle
OpenSafe créera automatiquement les prochaines échéances après chaque contrôle réalisé

Saisir les résultats d’un contrôle

1. Ouvrir le contrôle à réaliser

Depuis le Planning ou les Alertes, ouvrez le contrôle planifié. Vous pouvez aussi accéder aux contrôles à faire depuis la fiche de l’équipement.

2. Compléter la fiche de contrôle

Pour chaque point de vérification :

Indiquez le résultat : Conforme, Non conforme ou Non applicable
Ajoutez un commentaire si nécessaire (observation, mesure relevée)
Joignez une photo pour documenter visuellement l’état constaté

3. Conclure le contrôle

Sélectionnez le résultat global : Conforme ou Non conforme
Saisissez la date effective du contrôle
Renseignez le nom du contrôleur si différent de celui planifié
Cliquez sur Valider le contrôle

Gestion des non-conformités détectées

Lorsqu’un contrôle révèle une non-conformité :

OpenSafe génère automatiquement une alerte de non-conformité
L’équipement est signalé visuellement dans la liste (indicateur rouge)
Vous êtes invité à saisir une action corrective :
- Retrait immédiat : l’équipement est retiré du service
- Réparation : l’équipement est envoyé en maintenance
- Mise au rebut : l’équipement est définitivement retiré

Consultez l’article dédié “Comment gérer une non-conformité d’équipement” pour plus de détails.

Bonnes pratiques

Ne repoussez jamais un contrôle réglementaire : le non-respect des échéances engage la responsabilité de l’employeur
Documentez systématiquement vos contrôles avec photos et commentaires pour constituer une preuve en cas d’audit
Utilisez les filtres du planning pour identifier rapidement les contrôles en retard
Formez vos contrôleurs à l’utilisation d’OpenSafe pour garantir des saisies homogènes

Tags : contrôle, périodique, conformité, inspection, planification, vérification