Comment ajouter un équipement dans OpenSafe

L’ajout d’un équipement dans OpenSafe est la première étape pour assurer un suivi rigoureux de vos EPI. Ce guide vous accompagne pas-à-pas dans la création d’une fiche équipement complète.

Prérequis

Disposer d’un compte OpenSafe avec les droits de création d’équipements
Avoir les informations de l’équipement à portée de main (étiquette, notice fabricant)

Étapes pour ajouter un équipement

1. Accéder au module Équipements

Depuis le tableau de bord OpenSafe, cliquez sur Équipements dans le menu principal, puis sur le bouton + Ajouter un équipement.

2. Renseigner les informations d’identification

Complétez les champs suivants :

Nom / Désignation : le nom courant de l’équipement (ex. : “Harnais antichute Petzl AVAO BOD”)
Type d’équipement : sélectionnez le type dans la liste (casque, harnais, longe, gants, chaussures, etc.)
Marque et modèle : informations fabricant
Numéro de série : le numéro unique indiqué sur l’équipement ou son étiquette

3. Renseigner les dates clés

Date de fabrication : indiquée par le fabricant
Date de mise en service : la date à laquelle l’équipement est effectivement mis à disposition d’un collaborateur
Date de péremption : calculée automatiquement selon le type d’EPI ou saisissable manuellement selon les recommandations fabricant

4. Assigner l’équipement à un collaborateur

Dans la section Assignation :

Recherchez le collaborateur par nom ou matricule
Sélectionnez-le dans la liste
Confirmez l’assignation

L’équipement apparaîtra alors dans la fiche du collaborateur et sera inclus dans ses prochains contrôles planifiés.

5. Ajouter des informations complémentaires (optionnel)

Site / Localisation : le site ou l’entrepôt de rattachement
Photo de l’équipement : utile pour l’identification visuelle lors des contrôles
Documents : ajoutez la notice fabricant ou le certificat de conformité
Commentaires : notes libres pour préciser un contexte particulier

6. Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer. L’équipement est désormais suivi dans OpenSafe et les contrôles périodiques associés seront automatiquement planifiés.

Bonnes pratiques

Saisissez le numéro de série exact tel qu’il figure sur l’équipement pour éviter les doublons
Renseignez la date de mise en service dès la première utilisation : c’est elle qui déclenche les échéances de contrôle
Assignez toujours l’équipement à un porteur pour garantir la traçabilité individuelle
Ajoutez une photo pour faciliter l’identification terrain lors des contrôles

Questions fréquentes

Puis-je ajouter plusieurs équipements en une seule fois ? Oui, OpenSafe propose un import en lot via fichier Excel. Consultez le menu Import dans la section Équipements.

Que se passe-t-il si je ne connais pas la date de fabrication ? La date de fabrication est recommandée mais pas obligatoire. Dans ce cas, la date de mise en service sera utilisée comme référence pour les échéances de contrôle.

Tags : équipement, EPI, ajout, création, numéro de série, mise en service