Comment gérer une non-conformité d’équipement

Lorsqu’un contrôle révèle un défaut ou qu’un incident est constaté sur un équipement de protection, une procédure de non-conformité doit être déclenchée immédiatement. Ce guide détaille les étapes à suivre dans OpenSafe.

Quand déclarer une non-conformité ?

Une non-conformité doit être déclarée dans les cas suivants :

• Défaut constaté lors d’un contrôle (visuel, fonctionnel ou réglementaire)
• Dégradation visible : déchirure, corrosion, déformation, couture défaite
• Incident ou presque-accident impliquant l’équipement
• Rappel fabricant sur un lot ou modèle spécifique
• Dépassement de la date de péremption sans contrôle réalisé

Étapes de la procédure

1. Déclarer la non-conformité

Depuis la fiche de l’équipement ou le résultat d’un contrôle :

• Cliquez sur Déclarer une non-conformité
• Sélectionnez le motif dans la liste :
  • Usure anormale
  • Dégradation / Dommage
  • Défaut fonctionnel
  • Non-conformité réglementaire
  • Rappel fabricant
  • Péremption
• Décrivez le défaut constaté en détail
• Ajoutez des photos pour documenter le problème
• Indiquez la date de constatation

2. Retrait immédiat du service

Dès la déclaration, OpenSafe :

• Change automatiquement le statut de l’équipement en “Retiré du service”
• Envoie une notification au collaborateur porteur et à son responsable
• Bloque l’équipement dans les plannings de contrôle courants

Important : un équipement non conforme ne doit jamais rester en service. Le retrait est immédiat et non négociable.

3. Définir l’action corrective

Trois options sont disponibles :

Option A — Réparation

• Sélectionnez “Envoyer en réparation”
• Renseignez le prestataire de maintenance
• Indiquez la date d’envoi
• L’équipement passe en statut “En réparation”
• Après réparation, un contrôle de remise en service sera obligatoire avant réutilisation

Option B — Mise au rebut

• Sélectionnez “Mise au rebut”
• Confirmez la décision (action irréversible)
• L’équipement passe en statut “Rebuté” et sort définitivement du parc actif
• La fiche est archivée mais reste consultable pour traçabilité

Option C — Remplacement

• Sélectionnez “Remplacer l’équipement”
• OpenSafe vous propose de créer directement la fiche du nouvel équipement de remplacement
• L’ancien équipement est mis au rebut automatiquement

4. Suivre le statut

Depuis le tableau de bord Non-conformités :

• Visualisez toutes les non-conformités ouvertes
• Filtrez par statut : En attente, En réparation, Résolu, Rebuté
• Suivez les délais de traitement
• Exportez un rapport pour vos audits

5. Clôturer la non-conformité

Une fois l’action corrective réalisée :

• Documentez la résolution (nature de la réparation, résultat du contrôle de remise en service)
• Joignez les justificatifs (rapport du prestataire, photos après réparation)
• Cliquez sur Clôturer la non-conformité

Bonnes pratiques

• Réagissez immédiatement : ne laissez jamais un équipement non conforme en circulation
• Documentez chaque étape avec photos et commentaires pour constituer un dossier de traçabilité complet
• Analysez les récurrences : si un même type de non-conformité revient souvent, interrogez la qualité du lot ou les conditions d’utilisation
• Informez les collaborateurs concernés pour renforcer la vigilance terrain

Tags : non-conformité, retrait, réparation, alerte, mise au rebut, action corrective