Pierre angulaire de votre registre de sécurité, mais parfois difficile à créer et compléter, la fiche de vie (ou fiche EPI) reste encore floue pour bon nombre d’entre nous. Pourtant elle est indispensable pour travailler en conformité réglementaire.
Dans cet article nous allons donc (re)voir ce qu’est exactement la fiche de vie, quelles informations elle doit contenir et pour finir vous aurez un exemple de fiche de vie conforme.
Qu’est ce qu’une fiche de vie EPI ?
Une fiche de vie est un document papier ou numérique associée et unique à chaque matériel que vous utilisez. Elle doit le suivre durant toute son utilisation et jusqu’à 5 ans après sa mise au rebut.
L’objectif ? Permettre de suivre vos équipements et assurer une traçabilité de toutes les étapes de la vie d’un EPI.
Quelles informations la fiche doit-elle contenir ?
Pour nous aider, nous nous baserons sur les articles de loi (article 2 de l'arrêté du 22 octobre 2009 si vous voulez vérifier).
En synthèse, votre fiche de vie doit donc contenir :
1. Les éléments d’identification du matériel = N° série ; identifiant ; date de fabrication ; durée de vie ; date prévue de mise au rebut ; référence…
2. La notice d’utilisation du fabricant
3. Suivi de toutes les interventions (Vérifications générales périodiques ; réparations ; désinfections…) = type d’intervention ; historique et dates ; Nom des vérificateurs ; date de prochaine intervention
4. La date de mise au rebut effective du matériel.
Que faire des fiches de vie ?
Vous devez les conserver… Selon le volume d’équipements que vous possédez, et la méthode que vous avez choisie, cela peut prendre plusieurs formes.
Le papier, solution “de facilité”, vous verrez qu’en fait ce n’est pas si pratique. Vous devez dans ce cas les remplir à la main, pour ensuite les stocker dans un lieu désigné. Mais n'oubliez pas que vous devez aussi garder les notices de chaque équipement ! Prévoyez donc une bonne armoire parce que comme nous le disions, il faut les conserver jusqu’à 5 ans après la mise au rebut. Je ne vous parle pas de la difficulté pour retrouver la fiche du bon équipement le jour où vous en avez besoin rapidement…
Dans un bon vieux fichier Excel. C’est une solution mais vous devrez conserver les notices en parallèle ou les scanner pour les mettre dans un autre dossier. Et il vous faudra être très vigilant à votre fichier pour qu’il soit conforme à la réglementation en vigueur et conserve tout l’historique de vos équipements.
Sur un logiciel dédié. Évidemment je n’allais pas vous dire le contraire. Mais c’est que cela rend tout plus simple ! Par exemple sur OpenSafePRO, un catalogue de plus de 4000 références produits comprend déjà les photos des produits, les durées de vie, notices d’utilisation, périodicité de contrôle, etc… Et quand vous ajoutez un matériel, la fiche de vie se génère automatiquement en vous demandant les informations nécessaires. Le logiciel conserve ensuite toutes les interventions sur les équipements avec la date et la personne qui les a réalisées. Vous l’aurez compris, il centralise toutes les informations requises sur une seule plateforme et vous décharge de tout le temps de constitution des fiches de vie. Si vous voulez en découvrir plus, allez sur cette page qui vous donnera un aperçu complet !
Maintenant comme promis, le moment que vous attendez tous, l’exemple de la fiche de vie. Il reprend tous les éléments dont nous avons parlé et a été réalisé à partir des fiches générées automatiquement par OpenSafePRO. Pour le recevoir il vous suffit simplement de mettre votre e-mail et d’attendre pour la réception.
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