Quelle est la meilleure alternative à Excel pour gérer ses EPI ?

Le logiciel Excel avec une feuille ouverte.

Excel, Excel, Excel ! Certains ne jurent que par ce tableur, dont le champ d’application est aussi varié qu’il y a d’activités envisageables. C’est simple d’utilisation, accessible et nous avons l’habitude de travailler avec cet outil. De plus il permet d’organiser ses données et d’ajouter des formules pour optimiser ses process. Mais comme tout logiciel, il a ses limites.

Dans cet article vous découvrirez la meilleure alternative pour gérer vos EPI en toute sécurité, rester conforme à la réglementation et diviser par 3 votre temps de gestion.

Excel et la gestion des EPI :

La largeur du spectre d’action d’excel fait qu’il n’est pas spécialisé et optimisé pour une activité. Pourtant quand on parle de gestion des EPI et d’équipements réglementés, on peut facilement atteindre un niveau d’exigence important.

Avez-vous déjà essayé d’enfoncer un clou avec une scie ? Ce ne serait pas efficace, tout simplement parce que la scie n’est pas le bon outil pour parvenir à vos fins. C’est exactement la même chose avec excel, c’est un excellent outil dans certains cas, mais il va avoir ses limites dans la gestion des EPI.

Gérer ses EPI avec Excel peut-être un premier pas et s’avérer efficace, si vous avez peu de matériel, c’est-à-dire pas plus d’une cinquantaine. Au-delà, la gestion devient chronophage, pénible et peut amener à faire des erreurs qui peuvent vous être fatales.

Une feuille de classeur Excel vide.

La réglementation vous impose des éléments indispensables à intégrer dans votre gestion. Vous pouvez en gérer certains avec excel, mais très vite vous verrez que vous aurez de nombreux fichiers et dossiers à maîtriser. L’idée étant que vous devez conserver un certain nombre de documents tels que les notices et que vous devez garder l’historique de toutes les actions réalisées avec le matériel pendant 10 ans. Et c’est à ce moment là que ça se gâte. Des cellules à n’en plus finir, des dizaines de fichiers à gérer et par conséquent un potentiel d’erreurs important mêlé à un temps considérable... Pour estimer ce que vous coûte votre gestion des EPI, utilisez ce calculateur. Il vous montrera aussi les risques encourus en cas de gestion approximative.

Mais alors comment gérer vos EPI et vous simplifier la vie ? Tout cela en étant protégé, tant sur la partie réglementaire que physique.

L’objectif est de trouver « le marteau », c’est-à-dire l’outil le plus adapté pour répondre à votre besoin.

Comment choisir son outil ?

Dans le cas de la gestion, vous avez besoin que votre outil réponde à plusieurs problématiques. Nous allons nous attarder sur 3 enjeux principaux, mais vous comprendrez vite que la liste n’est pas exhaustive...

Premièrement, il doit suivre et connaître la réglementation pour chaque EPI ou équipement réglementé. En effet, celle-ci évolue constamment et diffère selon le matériel. Il vous sera très difficile de tout suivre efficacement. Déléguez donc cette partie à une machine et demandez lui de vous informer quand vous avez à intervenir, pour réaliser un contrôle par exemple. Évidemment elle doit vous poser les bonnes questions et créer vos fiches de vie de manière intelligente et automatisée, tout en respectant les exigences légales. L’idéal serait que l’outil connaisse si bien les EPI qu’il soit à même de vous fournir directement les photos, la durée de vie, la périodicité de contrôle et la notice en fonction de chaque modèle différent.

Deuxièmement, cet outil doit centraliser toutes vos informations et vous faire gagner du temps. C’est ce que nous évoquions précédemment : vous avez déjà suffisamment à faire. Alors, nul besoin d’ajouter à cela le temps de retrouver le bon fichier, la bonne page puis la ligne exacte d’un équipement. Il vous faut un outil qui vous permette de faire des recherches rapides, pour retrouver en 2 clics un EPI précis. On sous estime souvent le gain de temps que cette simple action peut représenter. Mais réfléchissez aux secondes et aux minutes que vous y consacrez tous les jours, toutes les semaines, tous les mois et au final, tous les ans. Vous verrez qu’on atteint très vite des heures de perdues.

Troisièmement, votre outil doit vous permettre de collaborer. Selon votre organisation et la taille de votre structure, vous aurez peut-être besoin de partager vos fichiers de gestion de parc EPI et de travailler à plusieurs. Il peut alors être difficile de travailler en même temps sur un même fichier, ou de segmenter l’accès par équipe ou agence. Vous avez donc besoin d’une plateforme qui offre la possibilité de segmenter et d’offrir des droits d’accès à des utilisateurs externes (clients, prospects, fournisseurs, collègues…), en vous permettant de choisir à quelles sections ils peuvent accéder.

OpenSafePRO, l’outil qu’il vous faut… ( en plus ça rime)

Vous vous doutez bien que si je vous parle de ces différents éléments c’est que « le marteau » idéal existe !

En effet, depuis 2008 nous travaillons sur l’amélioration continue de cet outil. Il s’agit du logiciel de gestion réglementaire « OpenSafePRO ». Il a été conçu spécialement pour ce besoin et en collaboration avec des professionnels. Il répond donc aux enjeux de votre entreprise évoqués juste au-dessus.

Pour reprendre les points dans l’ordre, il suit la réglementation et évolue en fonction des changements. Lorsqu’un changement est constaté, le logiciel est mis à jour. Ce qui vous permet de travailler sereinement, tout en sachant que vous respectez la réglementation. Les auditeurs n’ont qu’à bien se tenir ! En plus « OpenSafePRO » connaÎt plus de 4000 modèles et associe intelligemment photo, notice d’utilisation, durée de vie, etc… Vous pouvez donc enregistrer vos EPI en quelques clics. Étant donné qu’il a en mémoire les périodicités de contrôle associées à chaque type d’EPI, il vous alertera par mail des contrôles à réaliser sous peu, devenant ainsi un véritable bras droit pour votre gestion.

Deuxièmement, il centralise tous vos EPI et les documents qui leurs sont associés. Cela signifie que vous n’avez qu’à utiliser les filtres ou à taper le nom d’un modèle pour le retrouver en quelques secondes. Vous pouvez rechercher selon différents critères, par exemple, par type d’EPI, modèle, marque, mais aussi par site, équipe et même par collaborateur. Tout ce qui est fait sur un équipement est tracé et si vous utilisez des moyens de marquage tels que des codes barre ou des puces RFID, vous n’avez qu’à les scanner pour retrouver directement la fiche de vie correspondante. Trop facile et pourtant c’est vrai…

Troisièmement, « OpenSafePRO » est une plateforme qui vous permet d’organiser vos EPI et matériels réglementés en fonction de votre manière de travailler. Vous pouvez donner des droits d’accès à des personnes tierces en choisissant les périmètres auxquels ils pourront accéder. Le logiciel fonctionnant sur le web, vos informations sont mises à jour en temps réel si un utilisateur apporte une modification.

En plus, si vous souhaitez partager la conformité de vos EPI avec un client ou pour répondre à un appel d’offre, vous n’avez qu’à donner un accès visiteur pour partager votre compte et sa conformité.

Au final, ce ne sont que quelques-unes des fonctionnalités d’« OpenSafePRO » et un aperçu des avantages qu’il peut vous offrir. Si vous souhaitez en entendre plus à propos de cette solution, réservez dès maintenant votre démonstration personnalisée avec l’un de nos experts en suivant ce lien. Vous pourrez échanger avec lui de votre gestion actuelle et voir si « OpenSafePRO » peut vous soulager et vous permettre d’optimiser vos pratiques. Dites au revoir au temps perdu,aux fichiers sans fin et passer au plus vite à la solution intelligente et automatisée en matière de gestion des EPI et matériels.

Le logiciel OpenSafe est affiché sur un écran d'ordinateur, sur une tablette et sur un smartphone.