FAQ — Gestion des alertes et notifications

Retrouvez les réponses aux questions les plus fréquentes sur le système d’alertes et de notifications d’OpenSafe.

Alertes d’expiration

Quand suis-je alerté de l’expiration d’un équipement ?

OpenSafe envoie des alertes d’expiration selon un calendrier progressif :

90 jours avant l’expiration : première notification d’anticipation
30 jours avant : rappel de renouvellement
7 jours avant : alerte urgente
Jour J : notification d’expiration effective

Ces délais sont personnalisables dans Paramètres > Alertes > Expiration.

Que se passe-t-il quand un équipement expire ?

L’équipement est automatiquement signalé comme “Périmé” dans OpenSafe. Il apparaît en rouge dans la liste et une alerte est envoyée au responsable du collaborateur porteur. L’équipement doit être retiré du service et remplacé.

Puis-je désactiver les alertes d’expiration pour certains types d’équipements ?

Oui. Depuis Paramètres > Alertes, vous pouvez configurer les alertes par type d’équipement. Certains EPI sans durée de vie limitée (ex. : chaussures de sécurité sans composant dégradable) peuvent avoir des règles différentes.

Notifications de contrôle

Comment sont planifiées les notifications de contrôle à venir ?

Les rappels de contrôle suivent le même principe que les alertes d’expiration :

14 jours avant la date de contrôle prévue : notification de planification
3 jours avant : rappel
Jour J : notification de contrôle dû
Après la date : alerte de contrôle en retard (quotidienne tant que non réalisé)

Qui reçoit les notifications de contrôle ?

Par défaut :

Le contrôleur assigné reçoit les rappels de planification et de jour J
Le responsable de site reçoit les alertes de contrôle en retard
L’administrateur OpenSafe reçoit un récapitulatif hebdomadaire des contrôles en retard

Vous pouvez ajouter des destinataires supplémentaires depuis la fiche de chaque contrôle.

Puis-je recevoir un récapitulatif plutôt que des notifications individuelles ?

Oui. Depuis Mon profil > Préférences de notification, activez le mode “Récapitulatif”. Vous recevrez un seul email quotidien ou hebdomadaire regroupant toutes les alertes, au lieu de notifications individuelles.

Paramétrage des rappels

Comment personnaliser les délais de rappel ?

Allez dans Paramètres > Alertes
Sélectionnez le type d’alerte à configurer (expiration, contrôle, non-conformité)
Modifiez les délais de rappel (en jours avant l’échéance)
Enregistrez

Les nouveaux délais s’appliquent immédiatement à tous les équipements et contrôles à venir.

Quels canaux de notification sont disponibles ?

OpenSafe supporte plusieurs canaux :

Email : notifications individuelles ou récapitulatif
Notifications in-app : badge et centre de notifications dans l’interface OpenSafe
SMS (option premium) : pour les alertes critiques uniquement

Chaque utilisateur peut choisir ses canaux préférés depuis son profil.

Puis-je créer des alertes personnalisées ?

Oui. Depuis Paramètres > Alertes > Alertes personnalisées, vous pouvez créer des règles sur mesure :

Alerte quand le stock d’un type d’EPI passe sous un seuil
Alerte quand un collaborateur n’a plus d’EPI assigné
Alerte quand un contrôleur a plus de X contrôles en retard

Gestion des destinataires

Comment ajouter un destinataire aux alertes d’un site ?

Allez dans Paramètres > Sites
Sélectionnez le site concerné
Dans l’onglet Notifications, ajoutez les destinataires souhaités
Définissez pour chacun les types d’alertes à recevoir

Puis-je envoyer des alertes à des personnes externes (inspecteurs, auditeurs) ?

Oui, vous pouvez ajouter des destinataires externes en saisissant leur adresse email. Ils recevront uniquement les alertes pour lesquelles ils sont explicitement configurés, sans accès à l’interface OpenSafe.

Comment arrêter de recevoir certaines notifications ?

Depuis Mon profil > Préférences de notification :

Décochez les types de notifications que vous ne souhaitez plus recevoir
Vous pouvez aussi filtrer par site ou par type d’équipement
Note : les alertes critiques (équipement périmé en service, contrôle réglementaire en retard) ne peuvent pas être désactivées pour les responsables de site

Tags : alerte, notification, rappel, expiration, paramétrage, destinataire