Vous voulez mieux gérer les EPI de votre entreprise, que ce soit pour une certification, pour rendre votre gestion plus professionnelle ou simplement respecter la réglementation. Vous étudiez donc le matériel que vous utilisez, et commencez à mener une réflexion pour choisir un logiciel. Mais en tapant sur google, vous vous rendez compte qu’il en existe quelques-uns ! Comment choisir votre futur outil de gestion ? Quels critères prendre en compte pour dénicher le meilleur logiciel pour votre entreprise ? Votre choix est primordial car il impactera votre quotidien. Dans cet article, on vous donne 9 critères qui vous aideront à trouver votre bonheur !
Ça parait évident, mais de nombreux critères vont varier selon les logiciels pour gérer vos EPI.
Premièrement, le type d’équipements gérés. Certains sont orientés pour les engins, d’autres pour les EPI consommables. À vous de voir ce que vous souhaitez gérer ou non dans votre entreprise… Voulez-vous à la fois gérer vos engins, vos équipements réglementés et vos extincteurs ? Dans ce cas soyez vigilant, tous les logiciels ne le permettent pas.
Deuxièmement, les marques prises en charge par le logiciel. Certains logiciels de fabricants par exemple, vont vous permettre de gérer vos EPI, mais seulement de leur marque Vous ne pourrez donc pas couvrir l’ensemble de votre parc de matériels. Vous devez donc prêter attention à la possibilité d’ajouter différentes marques sur le logiciel.
Troisièmement, la connaissance métier. Certains logiciels vont vous permettre de rentrer vos équipements comme vous le feriez sur Excel sans réelle valeur ajoutée et sans être orientés pour votre activité. À l’inverse, d’autres vont aller plus loin et par exemple vous offrir un catalogue produits pré-remplis avec de nombreuses informations que vous n’aurez pas à chercher ailleurs. Ce type de logiciel vous offre plus de possibilités et permet de gagner du temps
Qui n’a jamais pesté en utilisant un outil contre-intuitif et mal conçu… Ce critère est primordial car vous allez utiliser le logiciel très souvent. Vous devez donc avoir plaisir à le manipuler pour qu’il vous simplifie la vie et ne soit pas une contrainte à utiliser.
Il faut donc que le logiciel soit clair, que les informations soient visibles et que vous puissiez agir rapidement. L’objectif est de mieux organiser et tracer votre gestion des EPI, mais aussi de gagner du temps ! Si le logiciel est mal conçu, il ne vous permettra pas de suivre vos epi efficacement et vous serez exposés aux risques qui incombent à une mauvaise gestion. Pour estimer ce risque, utilisez gratuitement ce calculateur : (lien calculateur)
En plus de ça, il doit correspondre à votre organisation. Peut-être avez-vous des EPI répartis sur différents sites ou associés à différentes personnes ou véhicules. Le logiciel vous permet-il de segmenter et d’organiser ces différents éléments en répartissant vos équipements comme vous le souhaitez ? Cela vous permettra d’être plus efficace et de mieux suivre votre matériel. Et c’est cette efficacité qui vous fera gagner un temps fou !
À titre d’informations, nos clients mettent en moyenne 2 à 3 fois moins de temps pour gérer leurs équipements depuis qu’ils utilisent OpenSafePRO. Cela grâce à un logiciel simple ergonomique et qui connaît leur métier.
Peut-être que vous êtes la seule personne à gérer les EPI de votre entreprise, mais vous n’êtes pas la seule qui doit en voir le résultat ! Ce peut être vos collègues, vos responsables, ou bien vos fournisseurs ou vos clients. Quand vous choisissez votre logiciel vous devez penser aux personnes qui pourraient avoir besoin de le consulter. Ont-elles la possibilité de se connecter directement au logiciel ? Ou pouvez-vous exporter vos données pour les partager ? Cela va encore une fois dépendre du logiciel que vous choisirez et des possibilités de partage qu’il offre.
En lien direct avec le point précédent, le mode d’hébergement du logiciel va influencer la facilité de partage. Est-ce-que ce sera en local ou sur un cloud en ligne ?
La seconde solution vous permettra d’y accéder de n’importe où, avec votre identifiant et mot de passe, tandis que la première la limitera à votre bureau et même parfois à votre ordinateur. Pour ce qui est de la sécurité des données, renseignez vous sur la localisation des serveurs. Le mieux est évidemment de favoriser la France, puisque la réglementation est la même que celle que nous connaissons tous. Alors que des serveurs appartenant à des entreprises étrangères pourraient avoir d’autres règles. Par exemple l’obligation de fournir les données à des institutions publiques. Point de vigilance à avoir si vous voulez que vos données restent bien à vous !
Nous arrivons au cinquième point et peut-être le plus important, le PRIX ! Vous pouvez trouver un outil de gestion d’EPI pour votre entreprise à tous les prix. De quelques euros par mois à plusieurs centaines, vous vous doutez bien qu’ils n’offrent pas les mêmes possibilités… Pour l’achat d’une Renault Clio ou une Rolls Royce, le prix n’est pas le même mais la voiture non plus ! C’est la même chose avec les logiciels.
Les plus petits prix n’iront pas toujours aussi loin que les solutions plus onéreuses. Ce n’est pas parce que le prix est plus bas qu’il vous coûtera moins cher. Si une solution est 2 fois plus chère mais vous fait gagner 4 fois plus de temps, votre choix sera rapide. À vous de faire le bon calcul ! Gardons à l’esprit que la qualité reste et l’investissement se rentabilise.
Comment sont tracés vos équipements réglementés aujourd’hui. Numéros de série, codes-barre, QR code, puce RFID ? Cela va influencer votre choix de logiciel puisque tous ne supportent pas le RFID par exemple. Peut-être qu’aujourd’hui vos équipements ne sont pas marqués.
Posez-vous tout de même la question car de plus en plus de fabricants mettent directement des numéros de séries qui peuvent servir de marquage pour vos équipements.
Si aujourd’hui vous n'en avez pas besoin, pensez à demain et choisissez un logiciel qui pourra grandir avec vous et suivre votre évolution. Ce serait dommage de devoir changer dans un an.
En lien avec le point précédent, vous devez avoir une vision long terme ! Ce qui veut dire que le logiciel doit vous convenir aujourd’hui mais aussi pouvoir vous convenir demain. En plus, la réglementation évolue constamment en imposant de nouvelles exigences régulièrement
Le logiciel que vous choisirez doit donc lui aussi être évolutif et suivre la réglementation. Faites attention aux logiciels développés par des entreprises faisant appel à des prestataires externes.
Si le prestataire cesse de collaborer ou met la clé sous la porte, l’entreprise ne pourra plus faire évoluer le logiciel ni corriger les éventuels bugs. Pas pratique pour durer dans le temps. Choisissez donc un logiciel édité par des personnes dont c’est le métier ! Vous serez sûrs qu’il sera toujours opérationnel, en évolution et conforme à la réglementation !
Il est important de savoir où se situe la société éditrice de votre logiciel. Cela aura un impact sur des éléments importants comme le support technique. À moins que vous ne soyez parfaitement bilingue, privilégiez un éditeur français. Cela à aussi pour avantage de vous éviter des frais de conversion de devise. En plus vous contribuez à l’économie nationale et ça c’est vertueux pour nous tous.
Kesako ? Pour faire simple, les API vous permettent de lier vos logiciels entre eux en allant chercher des informations sur un logiciel pour les transférer automatiquement à un autre. Mais tous les logiciels ne peuvent pas fonctionner ainsi ! Cela nécessite des développements spécifiques et toutes les solutions ne les ont pas. Mais le bénéfice peut être réel ! Connexion avec votre ERP ou votre logiciel d’achat par exemple.
Vous pouvez imaginer des dizaines de possibilités de connexion pour gagner encore plus de temps. Mais pour les accomplir il vous faudra le bon logiciel.
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour choisir votre nouvel outil de gestion pour votre entreprise ! Alors prenez le temps de peser le pour et le contre de chaque solution, sans vous arrêtez à la facilité de choisir le moins cher. Car rappelez-vous : ce n’est pas toujours le prix le plus bas qui vous coûte le moins cher.
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