Avant de prendre un logiciel il est indispensable de se poser différentes questions sur sa mise en place, son utilisation etc.
Une des questions essentielles à aborder est de savoir si l’on souhaite prendre un logiciel en contrat SaaS ou licence.
Ce choix n’est pas à prendre à la légère, il a un impact sur le mode de fonctionnement de l’entreprise et son management.
Mais globalement quelle est la différence ? Quelle implémentation privilégier pour son entreprise ? On vous dit tout dans cet article.
Avant d’aller plus loin, rappelons ce qu’est une licence en mode contrat et SaaS.
La particularité du mode licence est que l’utilisateur paye le logiciel, il en devient ainsi le propriétaire et le logiciel est installé à son poste de travail.
En ce qui concerne le mode SaaS (software as a service), l’utilisateur dispose d’un service en ligne. Il paye un abonnement qui lui permet d’accéder aux fonctionnalités du logiciel, il n’est pas propriétaire mais locataire.
Ces deux méthodes de fonctionnement entraînent des différences spécifiques entre les contrats. Notamment au niveau de l’infrastructure informatique et des compétences internes, du modèle économique et des coûts, de la sécurité et enfin de son utilisation (accessibilité, flexibilité).
Pour mettre en place un logiciel en licence, il faudra une installation spécifique à l’infrastructure informatique de l’entreprise.
La sollicitation de compétences internes et notamment du service informatique sera indispensable pour assurer l’installation et la maintenance du logiciel.
Concernant le mode SaaS, le fournisseur reste le propriétaire du logiciel ce qui signifie qu’il prend en charge son hébergement et sa maintenance.
Comme évoqué précédemment, en licence, l’utilisateur achète le logiciel. Le coût de départ sera donc plus élevé. À cela s'ajoutent également les coûts de maintenance, les mises à jour et les supports réguliers.
→ La comptabilisation d’un logiciel acquis par l’entreprise s’effectue en immobilisation incorporelle, on achète une licence d’exploitation, c’est-à-dire, une licence qui permet d’exploiter et d’utiliser le logiciel.
En mode SaaS, l’utilisateur paye un abonnement pour accéder aux services du logiciel, le tarif est en général proportionnel à l’utilisation du logiciel.
→ La comptabilisation d’un logiciel en mode SaaS se fait en location, l’utilisateur loue les droits d’utilisation à l’éditeur du logiciel.
En contrat licence, les données sont hébergées par l’entreprise. Cela peut être utile si l’entreprise souhaite impérativement avoir accès à ses données. Cependant, cela comporte de nombreux risques en cas de piratage, de vol, d’incendie...
En SaaS, les données sont hébergées par l’éditeur conformément à la protection des données relatives à la législation européenne, cela offre donc un très haut niveau de sécurité. En outre, l’utilisateur peut se délester de cette charge administrative tout en gardant un niveau optimal de sécurité pour ses données.
La licence est installée sur le poste de travail de l’utilisateur, elle dépend du système d’exploitation de l’entreprise, le logiciel fonctionne donc en hors ligne. Cependant, il est seulement accessible sur les postes de travail sur lesquels il a été installé ce qui lui confère une accessibilité assez rigide car limitée.
En SaaS, le logiciel fonctionne via le cloud, son utilisation nécessite une connexion à internet. En revanche, contrairement au mode licence, il sera accessible de partout et sur n’importe quel support (ordinateur, tablette...), il offre donc une plus grande flexibilité à l’utilisateur.
Globalement, la décision de prendre un logiciel en mode licence ou SaaS dépend surtout de vous et de votre besoin.
La licence vous permettra l’acquisition définitive du logiciel. Cela comprend l’hébergement des données par votre société, la maîtrise du système d’information et de la structure informatique.
Mais qui dit propriétaire dit également plus de responsabilités, notamment au niveau de l’installation, de la maintenance ou encore des évolutions à apporter à votre solution.
Il faut être sûr d’avoir les ressources internes suffisantes pour assurer son bon fonctionnement sur la durée.
De son côté, le mode SaaS vous épargne un certain nombre de contraintes administratives et techniques. Pas besoin d’héberger les données ce qui apporte généralement un niveau de sécurité supérieur. Pas d’installation à faire sur les appareils informatiques de l’entreprise et pas besoin de mise à jour de l’application.
En conclusion, le mode à privilégier pour votre logiciel d’entreprise dépend à la fois de vos besoins, de vos ressources et de l’utilisation que vous souhaitez en faire sur le long terme. Un logiciel acheté permet de s’engager à 100% dans l’outil mais cela inclut aussi une mobilisation de temps importante. Le mode SaaS, quant à lui, est à privilégier si vous souhaitez une prise en main rapide de l’outil et éviter d’avoir à gérer toutes les contraintes qui y sont liées.
Pour notre outil OpenSafe, nous avons choisi le mode SaaS. Nous sommes conscients que la gestion réglementaire des équipements est une tâche chronophage, l’adoption du mode SaaS était donc une évidence pour délester nos clients de cette charge supplémentaire. De plus, la sécurité de vos données est pour nous un élément essentiel, nous effectuons des sauvegardes automatiques régulièrement sur nos serveurs présents en France et en Europe et conformément à la RGPD.
Si vous êtes à la recherche d’un outil simple et intuitif pour gérer vos EPI et autres équipements réglementés, nos experts sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.