Mettre en place un logiciel est une étape importante dans la vie d'une entreprise.C'est aussi une prise de risque, puisqu'on ne sait pas toujours si l'outil nous conviendra parfaitement.Et on espère qu'il nous fera gagner du temps !
Alors comment faire en amont pour préparer au mieux le choix d'un logiciel ?Voyons ensemble 7 questions à se poser pour ne pas se tromper.
Rien de pire que de ne pas savoir ce qu'on cherche...
Alors quand je dis clairement, ça ne veut pas non plus dire que vous savez où vous voulez que soit chaque bouton.Ça signifie que vous avez un ou des objectifs clairs dans votre esprit.
Pour cela, imaginez-vous votre quotidien et réfléchissez aux actions que vous auriez à mener.
Exemple, je cherche un logiciel d'équipements. Ça veut rien dire... Est-ce que je cherche à commander mes équipements, à suivre leur utilisation, les dotations au salarié ?Ce peut être plusieurs de ces éléments à la fois, mais mettez les choses à plat et fixer quels critères sont indispensables ou non. Vous pourrez trier plus facilement les outils en face.
Peut-être que vous avez des objectifs actuels comme on l'a vu en point 1. Mais quand on choisit un logiciel, on a envie que ça dure dans le temps.Et pour ça, il faut réussir à se projeter et à anticiper vos potentiels futurs besoins.Ils seront évidemment moins précis que vos besoins actuels, mais c'est bien d'en avoir une idée pour challenger les éditeurs de logiciels.Ça peut aussi aiguiller votre décision. Si la société qui édite votre logiciel passe par des prestataires pour développer le logiciel, cela peut être plus difficile de le faire évoluer que si la société à des développeurs en interne.Pour vous faire une idée, demandez de quand date la dernière mise à jour, ou quelle est leur fréquence, vous verrez ainsi si c'est régulier ou non. Et demandez ce que c'était, si c'est une vraie fonctionnalité ou juste de légers correctifs. Si c'est un correctif et tous les ans, pas sûr que la plateforme pourra suivre vos attentes.
S'il comprend ce que vous faites, ce sera plus facile de communiquer et il comprendra mieux vos attentes. Ça ne veut pas dire qu'il doit tout savoir et être un expert de votre métier, ce n'est pas le sien. Mais il doit comprendre votre environnement et être familier avec votre domaine d'activité.
Un bon moyen de le savoir est d'écouter comment il vous parlera et comment il réagira à ce que vous dites.Regardez aussi s'il a des références dans votre secteur, que ce soit des concurrents ou des sociétés avec une activité proche.
Certaines start-up ont "l'idée du siècle" mais ne dure que 2 ans. Si vous voulez que votre collaboration s'inscrive dans la durée, l'entreprise doit être pérenne. Ça n'est pas forcément lié qu'à l'âge, mais c'est un indicateur. Si la société existe depuis plusieurs années, c'est normal qu'elle ait réussi à être solide et qu'elle ne fermera pas ses portes du jour au lendemain. Pour le savoir, demandez simplement depuis quand existe la société.
Autre point bonus, renseignez-vous sur le support technique de l'entreprise. Est-ce que c'est par mail, par téléphone, chat... est-ce qu'il est réactif ? Rien de plus agaçant que de n'avoir personne pour vous répondre quand vous avez un problème ou une question. Posez la question à l'éditeur, et essayez de trouver des informations sur internet ou auprès de leurs clients actuels.
Ça peut paraître anodin ou accessoire, mais il n'en est rien. La première question est de savoir si c'est vous qui hébergez les données sur vos serveurs ou vos ordinateurs, auquel cas vous devrez réfléchir à toute la maintenance, le stockage de données, les backups (sauvegardes) et la sécurité des données. En plus, ça veut dire que vous ne pourrez pas forcément y avoir accès de partout. Les données seront sur un poste et non partageables... pas très pratique.
Si jamais c'est l'éditeur (c'est plus simple pour vous), demandez-lui où sont les serveurs. Les serveurs hors Europe n'ont pas les mêmes législations. À voir si vos données sont confidentielles.
Maintenant que vous savez que vos données sont en sécurité, demandez si l'éditeur à des serveurs de secours en cas de crash. Et à quelle fréquence sont réalisées les sauvegardes.
Ainsi, vos informations seront en sécurité et vous pourrez y accéder de n'importe où !
Les références peuvent encore une fois vous aider à jauger le niveau de l'éditeur. S'il travaille avec de grands groupes vous pouvez être presque sûr que leur service informatique a déjà vérifié ces différents éléments. C'est rassurant.
Réfléchissez en amont aux personnes qui vont utiliser le logiciel. Déjà pour les inclure dans la réflexion et parce que cela accélérera la mise en place de l'outil.L'une des difficultés que vous aurez c'est de faire changer les habitudes de vos collaborateurs et de faire vivre le logiciel. Pour cela, limitez le nombre d'utilisateurs à ceux qui sont essentiels et intégrez-les pleinement dans la mise en place.
L'acquisition d'un logiciel a un prix. Mais il apporte aussi de la valeur. Pour déterminer s'il apporte plus de valeur qu'il n'en prend, plusieurs points sont à prendre en compte.Souvent, un logiciel sert à gagner du temps.Pour estimer l'impact qu'il peut avoir sur vous, demandez des études clients à l'éditeur, et appelez directement certains d'entre eux pour avoir leur retour sur l'utilisation.
Peut-être qu'il vous fera gagner 10 min par jour, mais mis bout à bout ça fera un temps fou ! Alors pour le savoir, questionnez les utilisateurs de chaque outil pour qu'ils vous fassent part du temps qu'ils gagnent et de ce qu'ils pensent du logiciel après utilisation.
Voilà ! Ces 7 étapes vous permettront de limiter le risque d'erreur et de prendre la bonne décision.
Pour résumer :
Pour découvrir comment OpenSafe répond à ces différentes questions, découvrez un cas client qui vous montrera comment ça a fonctionné avec Extrem.