Combien vous coûte la gestion de vos EPI ?

Combien vous coûte la gestion de vos EPI ?

“Je n’ai pas besoin de logiciel, j’utilise déjà Excel.”

Nous avons entendu cette phrase de nombreuses fois pour toutes tailles de structures. En effet, il est possible de gérer ses équipements réglementés avec un tableur, mais très vite des limites apparaissent. Nous avons traité de ce point dans notre article “quelle est la meilleure alternative à Excel pour gérer ses EPI ?”, consultez le pour plus de détails. De plus en plus de grosses structures se rendent bien compte qu’au-delà d’une certaine quantité d’EPI à gérer il devient très difficile voire impossible de le faire sur Excel.

Alors pourquoi les entreprises choisissent-elles de travailler avec Excel ?

Le plus souvent, cela se justifie par le coût. Les entreprises sont déjà équipées de licences, les salariés ont l’habitude d’utiliser l’outil dans de nombreux contextes et sont familiarisés avec les fonctionnalités. De plus, Excel permet d’organiser de nombreuses informations, de les filtrer et de créer de beaux tableaux croisés dynamiques. C’est donc la solution évidente pour débuter.

Ce constat nous a donné l’envie de montrer plus concrètement ce que peut induire une gestion avec Excel en termes de coût de gestion pure, mais aussi de risque réglementaire encouru.

D’où la création de ce calculateur qui est le fruit d’études et d’analyses de données publiques, de retours d’utilisateurs de professionnels qui gèrent des milliers d’EPI, et d’informations réglementaires et légales à propos du contrôle.

“Gérer mes EPI avec Excel ne me coûte rien.”

Nous sommes navrés de vous l’apprendre, mais cette affirmation est fausse. Au-delà du fait que la licence à un coût d’achat, son utilisation contient un critère beaucoup plus important : le temps ! En effet, gérer vos équipements avec Excel va vous prendre énormément de temps. De plus, si vous envisagez une certification MASE ou ISO, Excel ne pourra pas facilement vous offrir l’historique de suivi et la traçabilité requis.

C’est pour cela que nous avons travaillé sur une méthode pour estimer le temps passé et surtout le coût que cela va représenter pour une entreprise. Nous allons dans cette méthodologie reprendre les différents résultats affichés dans le calculateur, et vous expliquer comment nous en arrivons à tel ou tel chiffre. Nous le répétons, il s’agit bien d’une estimation basée sur notre expérience et sur des données concrètes observées chez nos utilisateurs, mais aussi par des études menées par des entités externes. Pour anticiper et prendre en compte les écarts qu’il peut y avoir, nous avons sous-estimé certaines données majeures pour ne monter que la tranche basse de l’estimation.
Le ton étant donné, maintenant nous voulons tous du concret “comment avez-vous fait ?”

La méthode de ce calculateur :

“1. Coût de votre gestion actuelle sans OpenSafePRO”

Pour le calculer, nous avons pris en compte plusieurs critères qui impactent le temps passé à la gestion et les coûts associés.
Pour la gestion pure :

  • Le premier est le nombre d’équipements qui sont à gérer. Évidemment plus il est élevé, plus le temps passé l’est aussi.
  • Le second est le nombre de contrôles moyen par EPI et par an. Par exemple, un harnais doit être contrôlé une fois par an, le nombre moyen de contrôles sera donc de 1. En revanche, si vous ne gérez que des treuils mobiles qui doivent être contrôlés tous les 6 mois, vous mettrez 2. Simplement pour montrer qu’en toute logique, plus vous faites de contrôles, plus du temps vous passez.
  • Le troisième est le temps moyen passé pour réaliser le contrôle d’un EPI.
  • Quatrièmement le temps passé pour la saisie du contrôle et son enregistrement
  • Et pour finir, le salaire moyen d’une personne en charge de ces différentes missions. Salaire que nous avons compté avec charge, car c’est bel et bien ce que va payer l’entreprise.

Ce qui nous amène à cette formule :
NE x (TpC + TpS) x SHc x NCa = CGp

  • NE : nombre d’EPI
  • TpC : temps passé pour les contrôles
  • TpS : temps passé pour la saisie
  • SHc : salaire horaire chargé
  • NCa : nombre de contrôles annuel
  • CGp : Coût de gestion pure

Nombre d’EPI à gérer

Cette variable dépend complètement de l’entreprise et de son organisation. Par “EPI à gérer” nous n’incluons pas les équipements réglementés tel que le levage. Ces équipements sont pris en charge par OpenSafePRO mais du fait de leur nombre et de leur diversité, nous avons décidé de nous concentrer sur la partie EPI. Il s’agit donc d’une sous-estimation du volume réel à contrôler et à gérer, mais vous verrez que cela suffit pour mettre en exergue l’enjeu que cela peut représenter si l’on prenait en compte tous les équipements réglementés.

Temps passé

Nous avons une personne dédiée au suivi de nos utilisateurs et clients tout au long de leur évolution, pour faire en sorte que le logiciel soit au plus proche des besoins des entreprises et assurer leur bon développement. Par cet accompagnement, nous avons pu recueillir les données avec le consentement de nos utilisateurs.

Pour le calcul du temps passé nous nous sommes donc basé sur ces données utilisateurs, analysant le comportement sur le logiciel et le temps qu’ils déclarent passer à contrôler leurs EPI. Nous avons donc calculé une moyenne selon les types d’équipement contrôlés, puisque le temps n’est pas le même si vous contrôlez un mousqueton ou un harnais plus complexe. Dans le second cas, les points de vigilances seront plus nombreux et engendreront donc plus de temps.

Pour vous donner un aperçu voici les recommandations de Petzl concernant leur Harnais easyfit, cliquez sur la procédure de contrôle des EPI en bas de page.
Évidemment, nous nous basons sur une inspection complète suivant les directives du fabricant.

Coût salariaux

Pour le salaire nous avons fait une moyenne des salaires de responsables HSE, CHSCT, ou encore d’agents de contrôles ainsi que de ces données tirées du site Editions Legislatives Récapitulatif des salaires en fonction de la fonction occupée (Guide des salaires 2018/2019) Récapitulatif des salaires en fonction de la fonction occupée (Guide des salaires 2018/2019)

Nous savons que ce n’est pas nécessairement le directeur qualité qui se charge d’effectuer les contrôles. Nous basons donc nos calculs sur les salaires moyens des techniciens qualité et agents de contrôle. Nous arrivons donc à ce calcul simple :
(33 931 + 32 550) / 2 = 33 240.5 €/an brut en moyenne.

Nous ajoutons ensuite la charge que paie l’entreprise sur ce salaire selon le taux moyen des cotisations patronales de 42 % pour arriver à un salaire chargé de 33 240.5 * 1.42 = 47 201,51 €/an, soit 3 933,45€/mois et 25,9€/heure.

Il ne reste plus qu’à multiplier le temps passé par ce taux horaire pour avoir le coût de la gestion pure.

Mais afin de ne pas maximiser les coûts et avoir une marge de manoeuvre importante, nous avons décidé de sous valoriser ce coût pour l’entreprise, afin de pallier aux éventuelles différences entre structures. Nous sommes donc passés de 3 933€/mois payés par l’entreprise à 3 000€.

Cette différence de plus de 900 € sert à amortir les écarts et indique que nous sommes sur une tranche basse d’estimation du coût de la gestion.

Coefficient d’erreur

Un autre inconvénient de gérer ses EPI avec Excel, c’est la possibilité de faire des erreurs. Un saut de ligne, une cellule supprimée, un oubli de matériel ou encore un conflit de modification de fichier sur un drive sont tant de conjectures possibles.

Témoin cet article de la Tribune qui met en évidence une erreur de calcul sur Excel avec de grandes répercussions sur l’économie américaine.
Tout cela pour dire que l’erreur peut venir tant de l’outil que de l’humain.

De plus, Excel ne connaît pas la réglementation et ne va pas vous alerter s’il se rend compte que votre tableau comporte des erreurs. Il ne vous permettra pas d’avoir une traçabilité de vos EPI et de vous prémunir des pertes éventuelles.
Ces éléments amènent à un autre critère à prendre en compte : le taux de perte avec Excel. Pour simplifier, nous nous sommes encore une fois basé sur ce qui était observé chez nos utilisateurs et les retours d’enquête que nous avions, pour calculer un pourcentage de perte moyen incluant la notion d’erreur, d’oubli ou de perte venant abonder le coût estimé de la gestion.

Nous pouvons donc compléter notre formule avec ce nouveau critère :
NE x (TpC + TpS) x SHc x NCa x CEe = CGe

  • NE : nombre d’EPI
  • TpC : temps passé pour les contrôles
  • TpS : temps passé pour la saisie
  • SHc : salaire horaire chargé
  • NCa : nombre de contrôles annuel
  • CGe : coût de gestion pure avec la marge d’erreur

C’est ainsi que nous sommes parvenus à estimer la première donnée du calculateur, le “coût de votre gestion annuelle sans OpenSafePRO”.

2. Économie avec OpenSafePRO

Maintenant que nous avons une estimation de ce que coûte une gestion des EPI sous Excel, l’idée est de comparer avec ce que cela vous coûtera avec OpenSafePRO.

Pour le calculer nous nous sommes encore une fois basé sur les données réelles de nos utilisateurs, en faisant un comparatif avant/après du temps passé au contrôle des EPI. Il ressort de cette étude que nos utilisateurs passent en moyenne 60 % de temps en moins avec le logiciel OpenSafePRO par rapport à leur gestion précédente.
Nous avons donc repris les données calculées précédemment, et notamment le coût de gestion pure SANS le coefficient d’erreur (étant donné qu’OpenSafePRO est directement paramétré sur la réglementation), que nous avons multiplié par 0,4 pour avoir le coût de gestion avec le logiciel. Nous avons ensuite pris en compte le prix du logiciel en fonction du forfait auquel se rattache le nombre d’équipements renseignés au départ. Et pour finir nous avons simplement fait la différence entre le coût de gestion initial et le coût de gestion avec OpenSafePRO pour arriver au résultat “Économie avec OpenSafePRO”.

Pour reprendre nos données précédentes :

CGp * 0.4 = COSP
Donc CGp - COSP = EOSP



  • CGp : coût gestion pure
  • COSP : coût avec OpenSafePRO
  • EOSP : économies de gestion pure avec OpenSafePRO

3. Risque encouru

Pour cette estimation, nous nous sommes basés le code du travail français. En effet, si un employeur est sujet à une inspection du travail et qu’un EPI n’est pas conforme, il s’expose à des risques de poursuite et des amendes en conséquence.

L’Article L8115-3 du Code du travail définit les poursuites potentielles en cas de manquement :

  • aux dispositions relatives aux durées maximales du travail (10 heures par jour, 48 heures par semaine ou 44 heures hebdomadaires sur une période de 12 semaines consécutives) ;
  • aux dispositions relatives aux repos (au minimum 11 heures consécutives par jour +24 heures consécutives par semaine) ;
  • à l'établissement d'un décompte de la durée de travail (lorsque tous les salariés occupés dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif) ;
  • à la réglementation relative au respect du SMIC ou du salaire minimum fixé par la convention collective ;
  • aux obligations de l'employeur en matière d'installations sanitaires, de restauration et d'hébergement ;
  • aux mesures relatives aux prescriptions techniques de protection durant l'exécution des travaux de bâtiment et génie civil, pour ce qui concerne l'hygiène et l'hébergement.
  • L’Article L8115-3 du Code du travail définit les poursuites potentielles

    Dans les faits, si un inspecteur observe l’un de ces manquements et en l'occurr∆ence, pour notre cas, des EPI non conformes, il donnera d’abord un avertissement à l’entreprise s’il s’avère que l’employeur est de bonne foi et que le manquement n’est pas volontaire. En revanche, si l’entreprise récidive, l’inspecteur appliquera une amende pouvant aller jusqu’à 4000 € par salarié concerné par le manquement. L’amende peut donc très vite atteindre des montants pharaoniques et mettre en difficulté l’entreprise.

    Nous avons donc souhaité mettre en avant cette information, non pas pour dire que c’est un coût réel pour les entreprises, mais plutôt pour sensibiliser au “risque” que cela représente pour elles. Si nous prenons l’exemple d’une entreprise de 250 salariés tous concernés par le port d’EPI en gardant en tête les articles de lois précédents, une absence ou une mauvaise gestion peut engendrer une amende allant jusqu’à 1 000 000 € (250 salariés*4000€).

    D’où notre résultat “Risque encouru” qui suit la même logique multipliant le nombre de salariés qui portent des EPI par ce montant possible d’amende. Nous n’avons pas pris en compte la majoration de 50 % en cas de récidive l’année suivante.

    Nous aboutissons donc à cette formule :
    NS x MA = RE

    • NS : nombre de salariés portant des EPI
    • MA : Montant max Amende
    • RE : Risque encouru
    Calculateur du cût de la gestion des EPI

    Économie globale potentielle sur un an avec OpenSafePRO

    Ce chiffre est l’aboutissement des toutes recherches et calculs précédents. L’objectif est de réunir toutes les informations pour faire ressortir un chiffre qui fait prendre conscience que la gestion des EPI peut coûter extrêmement cher à une entreprise. Nous sommes donc reparti des résultats précédents, c’est-à-dire économie avec OpenSafePRO, et risque encouru. Le premier objectif du logiciel est de garantir la sécurité des personnes, des salariés aux dirigeants, ce qui couvre la partie physique mais aussi réglementaire et légale. Il a donc été conçu autour de la réglementation pour éliminer ce risque que courent de nombreuses entreprises. En cumulant l‘économie sur la gestion pure des entreprises et l’élimination du risque encouru, nous arrivons à ce résultat final qui émane de ce simple calcul :

    EOSP + RE = EGOSP

    • EOSP : économies de gestion pure avec OpenSafePRO
    • RE : risque encouru
    • EGOSP : économie potentielle globale avec OpenSafePRO

    5. Conclusion

    Pour résumer, nous nous sommes basés sur des données réelles provenant de nos utilisateurs, mais aussi d’organisme externes. Nous avons estimé le temps passé pour les contrôles, la saisie, et les coûts de gestion associés. Puis nous avons fait la différence avec une gestion sous le logiciel OpenSafePRO pour faire ressortir les économies réalisées. Nous avons ensuite examiné les risques encourus en cas de mauvaise gestion, pour aboutir à une économie globale potentielle avec OpenSafePRO. Ce montant a pour but de faire prendre conscience de l’enjeu que cela représente pour les entreprises, qui prennent aujourd’hui de plus en plus d’initiatives pour favoriser la sécurité et qui doivent utiliser les outils si elles ne veulent pas se retrouver dépassées par toutes ces mesures et suivi à effectuer.

    Si vous souhaitez réagir, et découvrir comment nous pouvons vous accompagner sur la gestion de vos EPI, réservez dès à présent un créneau pour échanger avec notre expert et découvrir l’outil.

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